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クラウドPBXを活用した電話システムを導入する企業が増えてきています。
クラウドPBXとはPBX（数多くの電話機を効率よく利用するための仕組み）の機能をインターネット上から利用できるサービスのことです。このクラウドPBXについて、「自社でも導入を検討したいが、具体的にどのようなメリット・デメリットがあるの？」といった疑問を持つ方が少なくありません。
ここでは、クラウドPBXにフォーカスし、その基本的知識、メリット、デメリットをわかりやすく解説していきます。
PBXとは？
そもそもPBXとはなんでしょうか。クラウドPBXの前に、まずPBXについておさえておきましょう。
PBXとは、「Private Branch eXchange」の略で、企業のオフィスやコールセンターなどに設置された数多くの電話機を効率よく利用するための仕組みのことです。PBXを利用するには、社内に電話交換機を設置する必要があります。
PBXには、主に次のような機能が備わっています。
・公衆電話網を経由せずに内線同士を接続する機能
・外線着信を適当な内線端末に接続する機能
・通話時や不在時の着信を他の適当な端末に転送する機能
もともとPBXは、内線接続の効率化を目的に開発されました。PBXの登場により、公衆電話網を経由せずに内線同士を接続できるようになり、結果として、内線同士の通話料が無料になる、内線の通話品質が安定しやすくなるなどの効果が生まれました。
クラウドPBXとは？
では、クラウドPBXとはなんでしょうか。
クラウドPBXとは、PBXの機能をインターネット上から利用できる仕組みのことです。一般的に、自社内にその仕組みを構築するのではなく、ベンダーが提供するサービスを利用する形になります。
従来型のPBXでは、社内に電話交換機を設置する必要があり、物理的なスペースの確保や設置工事などを行う必要がありました。一方、クラウドPBXは、インターネット回線さえあれば利用することができます。物理的なスペースの確保や設置工事などを行う必要はありません。設定はWebブラウザや専用アプリから簡単に行うことができます。電話交換機の点検やメンテナンスなどはベンダー側が担います。
このクラウドPBX、業務効率化やコスト削減などを目的として導入する企業が年々増え続けています。今後はクラウドPBXがスタンダードになると見られています。
クラウドPBXを導入する７つのメリット
クラウドPBXには、どのようなメリットがあるのでしょうか。主に次の7つがあげられます。
メリット1：導入費用を抑えられる
メリット2：スピーディーに導入できる
メリット3：スマホを内線化できる
メリット4：便利ツールを標準搭載している
メリット5：契約台数を柔軟に変更できる
メリット6：業者に運用を一任できる
メリット7：BCP（事業継続計画）対策になる
メリット1：導入費用を抑えられる
従来型のPBXの場合、電話交換機を購入・設置する必要があり、それだけ導入にはコストがかかっていました。
一方、クラウドPBXの場合、電話交換機を購入・設置する必要はありません。インターネット環境と端末を用意するだけでスタートすることができるため、従来型のPBXと比べて、大幅に導入費用を抑えることが可能です。
メリット2：スピーディーに導入できる
従来型のPBXの場合、社内で大がかりな設置・配線工事を行う必要があり、導入にあたっては、工事の段取りを組んだり業者側とスケジュールを調整したりする必要があります。そのため、導入にはそれ相応の時間がかかることになります。（一般的には2週間から3週間程度）
一方で、クラウドPBXの場合、基本的に設置・配線工事は不要です。それだけスピーディーに導入することができます。（一般的には3日から5日程度）
メリット3：スマホを内線化できる
クラウドPBXは、インターネットにつながったスマホを内線化することができます。社員が個人で所有しているスマホを内線化すること、いわゆるBYOD（Bring your own device：自分のデバイスを持ち込む）も可能です。BYODを実現させられれば、社用スマホの貸与が不要になる分大幅なコスト削減につながりますし、近年多くの企業で取り入れられつつあるフリーアドレスやリモートワークなども行いやすくなります。
メリット4：便利ツールを標準搭載している
クラウドPBXでは、次のような便利なビジネスツールを標準搭載している（すぐに無料で使える）ケースも多くあります。
・通話内容の録音
・通話内容の文章化
・共有電話帳
・ビジネスチャット
・ボイスメール
・留守番電話
・電話会議
・ネットFAX
・各種データのバックアップ
メリット5：契約台数を柔軟に変更できる
クラウドPBXでは、電話機や回線の増減についても工事を必要としません。そのため、事業規模が変化しても、状況に合わせて柔軟に対応することができます。電話機・回線の追加や削除、設定変更なども、Webブラウザや専用アプリから簡単に行うことができます。
メリット6：業者に運用を一任できる
従来型PBXの場合、電話交換機がオフィス内に設置されているため、点検やメンテナンス、停電時対応、システムのアップデートなどといった運用業務は自社で行う必要があります。
一方で、クラウドPBXでは、運用業務をベンダーが請け負います。専門知識を習得する必要もありません。それだけ運用負荷を軽減することが可能です。人材をコア業務に集中させることができます。
メリット7：BCP（事業継続計画）対策になる
クラウドBPXは、BCP（Business Continuity Plan：事業継続計画）対策にも有効です。
BCPとは、自然災害や火災、テロ攻撃などといった緊急事態が発生した際に、損害を最小限に抑え、重要業務を中断させずに行うための計画のことを言います。
クラウドPBXでは、全ての機能がクラウド上で管理されています。そのため、仮に自社が物理的なダメージを受けたとしても、それによって全て電話機能が停止したり重要なデータが失われたりすることはありません。
クラウドPBXを導入する5つのデメリット
クラウドPBXには、どのようなデメリットがあるのでしょうか。主に次の5つがあげられます。
デメリット1：運用費用が発生する
デメリット2：電話番号が変わってしまう場合がある
デメリット3：特殊番号に発信できない場合がある
デメリット4：通話品質が低下してしまう場合がある
デメリット5：セキュリティリスクがある
デメリット1：運用費用が発生する
クラウドPBXは、導入費用を抑えられる一方で、ベンダーに運用業務を任せる分、運用費用が発生します。このコストを抑える対策としては、電話機数・回線数をあらかじめ把握した上で自社に合った料金体系にすること、および余計なオプション機能をつけないことなどが挙げられます。
デメリット2：電話番号が変わってしまう場合がある
クラウドPBXは、主に「050」などの番号を利用する「IP電話タイプ」と、「03」「06」などの市外局番を利用する「光電話タイプ」の2つのタイプに分かれます。IP電話タイプの場合、導入する際に、元々使っていた電話番号を引継ぐことができない場合があります。
デメリット3：特殊番号に発信できない場合がある
IP電話を使用したクラウドPBXの場合、次のような特殊番号への発信ができません。
110：警察への急報
113：電話の故障
117：時報
119：消防・救急への急報
144：迷惑電話お断り
177：天気予報
現代は、誰もがスマホを持つ時代ですので、大きな問題にはならないかもしれませんが、あらかじめ社員に周知しておく必要はあるでしょう。
デメリット4：通話品質が低下してしまう場合がある
クラウドPBXは、インターネット回線を利用して使用するサービスですので、インターネット回線の通信環境が通話品質に影響します。次のような状況では、音質が低下したり通話が途切れたりしてしまうこともあるかもしれません。
・3G回線
・Wi-Fi環境
・高層階やトンネル内
・社員の多くがインターネットにアクセスする時間帯
通話品質が低下し、顧客と適切なコミュニケーションがとれなくなれば、齟齬の発生や顧客満足度の低下などにもつながってしまうでしょう。
なお、通話品質はベンダーにも依存します。あらかじめベンダーの口コミをチェックする、無料トライアルで品質を確認するなどの対応も行いたいところです。
デメリット5：セキュリティリスクがある
クラウドPBXでは、インターネット回線を利用する以上、セキュリティリスクというものが発生します。乗っ取りやデータ流出などのリスクはゼロではありません。
このリスクを抑える対策としては、定期的なパスワードの変更を行うこと、暗号化やウィルスチェックなどの機能を提供しているサービスを選ぶことなどが挙げられます。
まとめ
ここでは、クラウドPBXの基本的知識、メリット、デメリットを解説してきました。
クラウドPBX導入の検討は、これらのメリット・デメリットをしっかりと把握した上で行いましょう。
また、ベンダーを選定する際は、導入・運用費用はもちろん、通話品質、導入スピード、導入後のサポート体制などにも着目しましょう。口コミなども参考にしてください。